Politique de confidentialité

 La protection de la vie privée est importante pour le Centre d’insémination artificielle du Québec (C.I.A.Q.), société en commandite (ci-après « Ciaq », « nous », « notre »). Nous mettons en place des mesures de protection et des pratiques de saine gestion de vos renseignements personnels.

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») décrit nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de communication et de conservation des Renseignements personnels de nos clients, visiteurs et utilisateurs.

En utilisant notre site web https://ciaq.com/ (le « Site web ») ou en transigeant avec nous, vous acceptez que nous puissions recueillir, utiliser, traiter, divulguer et conserver vos renseignements personnels conformément aux conditions décrites aux présentes. Si vous n’acceptez pas de respecter et d’être lié par la présente politique, vous n’êtes pas autorisé à visiter, accéder ou utiliser notre site web, ni à partager vos renseignements personnels avec nous.

Cette Politique ne s’applique pas aux Renseignements personnels des employés, des représentants et des consultants du Ciaq, ou à toute autre personne affiliée au Ciaq, ainsi qu’à toute information qui ne constitue pas un renseignement personnel tel que défini par la loi.

 

But de cette Politique

Cette politique vous indique quels renseignements personnels nous recueillons par un moyen technologique, comment nous les traitons, et quand nous avons besoin de les communiquer à des sous-traitants ou des tiers.

Le terme « renseignements personnels » désigne toute information qui concerne une personne physique et qui révèle, de manière directe ou indirecte, quelque chose sur l’identité, les caractéristiques ou les activités de cette personne. Par exemple, il peut s’agir de votre nom, date de naissance, adresse de courriel personnelle ou de vos renseignements financiers.

 

Communiquez avec nous

Toute question, commentaire, demande, préoccupation, exercice d’un droit ou dépôt d’une plainte portant sur la présente Politique de confidentialité doit être transmis à notre Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) aux coordonnées suivantes :

Courriel :              vieprivee@ciaq.com

Adresse :              3450, rue Sicotte  Saint-Hyacinthe (Québec)  J2S 2M2

Téléphone :          450 774-1141

Consentement à la collecte des renseignements personnels

Cette politique vous indique quels renseignements nous recueillons par un moyen électronique et à quelles fins, les moyens utilisés pour la collecte, comment nous les traitons, et quand nous avons besoin de les communiquer à des sous-traitants ou à des tiers, les mesures de confidentialité et de sécurité ainsi que vos droits en lien avec vos renseignements personnels.

En nous fournissant des renseignements personnels, vous autorisez le Ciaq à procéder à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels qui sont nécessaires pour vous offrir nos produits et services. Sachez que vous demeurez maîtres en tout temps de vos renseignements personnels et que vous pouvez refuser que nous collections des renseignements personnels à votre sujet. Pour ce faire, il suffit de nous l’indiquer ou de nous le mentionner ou d’en informer notre RPRP. Il est alors possible que nous ne puissions pas vous servir.

Le consentement que vous nous donnez au moment de la collecte ou du traitement de vos renseignements personnels peut être retiré en tout temps. Nous nous assurerons de respecter votre choix conformément à nos obligations légales.

 

Renseignements personnels recueillis

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons collecter, traiter et utiliser différents types de renseignements personnels. Nous nous efforçons de limiter la collecte des renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires pour vous offrir nos services ou qui sont permis par la loi.

Les renseignements personnels que nous recueillons incluent :

 

Via notre Site web et tous les moyens électroniques

• des coordonnées, tels votre nom et prénom et votre adresse courriel, pour vous abonner à notre infolettre ou pour créer un compte d’utilisateur auprès de nous ;
• des renseignements recueillis automatiquement lors de l’utilisation du Site web et de nos

Services, incluant :

• des renseignements de connexions et autres informations sur vos activités sur le Site web, comme votre adresse IP, les pages que vous avez consultées, l’heure et la date de vos visites, le type de navigateur que vous utilisez, le système d’exploitation de votre appareil et autres informations matérielles et logicielles ;
• des données de géolocalisation, une localisation précise ou approximative déterminée à partir de votre adresse IP ou du GPS de votre appareil mobile.

 

Lors de vos interactions avec nous

• des informations professionnelles ou relatives à l’emploi, comme votre curriculum vitae, votre lieu d’emploi, titres ou postes, employeurs, entreprises détenues, salaire ou revenu de travail autonome, ainsi que les renseignements à l’égard de vos antécédents criminels et d’autres informations que vous nous fournissez lorsque vous postulez pour un emploi ;
• des coordonnées, tels votre nom et prénom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse pour la création d’un compte client ;
• des renseignements relatifs à des produits ou services, tels les renseignements concernant les services que nous vous avons rendus ;
• des informations relatives aux transactions et au paiement, comme le mode de paiement utilisé, la date et l’heure, le montant du paiement, le code postal de facturation, votre adresse et d’autres informations connexes ;
• des renseignements que vous choisissez de fournir ou de nous transmettre, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire, répondez à des sondages ou communiquez avec l’un de nos employés ou représentants.

 

Utilisation des renseignements personnels

De façon générale, nous utilisons vos renseignements personnels que pour les fins permises ou requises par la loi ou pour les fins suivantes :

• offrir ou améliorer nos produits et services ou développer de nouveaux produits et services ;
• permettre de vous abonner à notre infolettre, postuler pour un emploi, répondre à vos questions, recueillir des avis et commentaires ou vous fournir une assistance au besoin ;
• exploiter, maintenir, développer, améliorer et offrir les fonctionnalités de notre Site web ;
• à des fins de vérifications de votre identité ou antécédents personnels, comme permis par la loi, ou pour respecter nos obligations en vertu des lois et règlements en vigueur ;
• envoyer des messages, des mises à jour, des alertes de sécurité ou transmettre des communications conformément à la loi ;
• administrer un concours, une promotion, un sondage ou une autre fonctionnalité du Site web ou de nos services ;
• effectuer des recherches et des analyses en lien avec notre entreprise et nos services ;
• détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de sécurité et autres activités préjudiciables ;
• constater, exercer ou défendre un droit ou une procédure en

Nous respectons toujours les buts pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.

 

Communication des renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités, nous rendons accessibles vos renseignements personnels à nosemployés, consultants ou mandataires dont les fonctions l’exigent.

Bien que nous tentions d’éviter de partager vos renseignements personnels avec des tiers, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour exécuter divers services pour notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, le marketing, ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de données. Dans ces circonstances, nous ne fournissons que les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de leur mandat et nous nous engageons à ce que les principes énoncés dans la présente politique soient respectés.

De plus, ces fournisseurs de services nous offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures de protection adéquates de vos renseignements personnels traités ou communiqués avant que vos renseignements personnels ne leur soient communiqués.

Nous pouvons partager, transférer ou communiquer, en conformité avec la présente politique, vos renseignements personnels avec des tiers lorsque la loi l’exige ou dans le cadre d’une transaction visant la vente, le transfert ou la cession, en tout ou en partie, du Ciaq ou de nos actifs.

Nous ne vendons pas, n’échangeons pas, ni ne communiquons autrement vos renseignements personnels à de tierces parties, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

 

Conservation des renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, à moins que vous ne consentiez à ce que vos renseignements personnels soient utilisés ou traités à une autre fin. Après ce délai, vos renseignements personnels seront détruits ou anonymisés de manière sécuritaire.

 

Droits à l’égard des renseignements personnels

Vous disposez des droits suivants :

• Le droit d’être informé des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de demander une copie papier des documents contenant vos renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable ;
• Le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet s’ils sont incomplets, équivoques, périmés ou inexacts ;
• Le droit de retirer ou modifier votre consentement à ce que le Ciaq recueille, utilise, communique ou conserve vos renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.
• Le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire ;
• Le droit de porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information, sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez nous contacter à vieprivee@ciaq.com

 

Protection des renseignements personnels

Le Ciaq a mis en place des mesures de sécurité physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels contre la perte, le vol ou tout accès, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non autorisée. Ces mesures comprennent le contrôle des accès à nos bureaux et à nos équipements, la mise en place sur notre Site web d’une connexion sécurisée entre votre appareil et notre serveur, la sensibilisation des employés du Ciaq à la présente politique, l’obtention de leur engagement à s’y conformer et à respecter le caractère confidentiel de vos renseignements personnels ainsi que l’adoption d’une gouvernance visant notamment la conservation et la destruction sécuritaires de vos renseignements personnels.

De plus, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels aux membres du personnel qui en ont besoin pour remplir leurs fonctions.

Malgré l’adoption de telles mesures, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ne sont plus protégés, veuillez nous contacter immédiatement.

Limitation de responsabilité

Le Ciaq s’engage à prendre tous les moyens raisonnables afin d’assurer un niveau de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels conforme aux standards technologiques adéquats compte tenu de son secteur d’activité.

Malgré ce qui précède, vous déclarez comprendre et reconnaître qu’aucun système informatique n’offre une sécurité absolue et qu’une part de risque est toujours présente lorsque l’on transmet des renseignements personnels sur le réseau public qu’est l’internet.

Vous acceptez ainsi que le Ciaq ne puisse être tenu responsable de toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte, vol, utilisation abusive ou altération des renseignements personnels transmis ou hébergés sur ses systèmes ou ceux d’un tiers. Vous déclarez également renoncer à toute réclamation à cet égard, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de la part du Ciaq. En conséquence, vous acceptez de dégager le Ciaq et ses dirigeants, administrateurs, personnes liées et partenaires commerciaux de toute responsabilité pour tout dommage de quelque nature que ce soit, qu’il soit direct ou indirect, accessoire, spécial ou consécutif en rapport avec l’utilisation de vos renseignements personnels.

Dans le cas d’une violation de la confidentialité ou de la sécurité de vos renseignements personnels qui présente un risque élevé pour vos droits et votre liberté, cette violation vous sera notifiée dès que possible, et le Ciaq prendra les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

 

Témoins de connexion

Nous utilisons des témoins de connexion et autres technologies similaires (collectivement, les « Cookies ») pour nous aider à opérer, protéger et optimiser le site web et les services que nous offrons. Vous pouvez configurer votre navigateur de manière à être informé de la mise en place de « cookies » lors de votre visite du site web, pour que vous puissiez décider, dans chaque cas, d’acceptation ou de refuser l’utilisation de certains ou de tous les témoins de connexion.

 

Mise à jour de la présente Politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de modification, nous publierons la version révisée de la politique de confidentialité, actualiserons sa date de mise à jour et présenterons un avis de mise à jour sur la page d’accueil de notre site web.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 23 septembre 2024.